Caso Implementación de un sistema de gestión empresarial (ERP) en una universidad peruana (fase de ejecución)

Continuando el proyectoLuego de la satisfactoria fase de lanzamiento, los profesores Alberto Mora yPedro Llanos, bajo la dirección del profesor Carlos Oré, líder del proyecto, empezaronla fase de implementación del proyecto Delphos.Carlos Oré, quien es un experto en marketing 5.0 y estaba muy motivado paraimplementar el proyecto Delphos, se dio cuenta de que este presentaba cada vezmás dificultades, debido a diversas complejidades propias del proyecto. Además,el proveedor le había asegurado que para los primeros seis meses, desdela implementación del proyecto, ya se verían algunos resultados. Sin embargo,transcurridos los seis meses, no se veía ninguno.Al no contar con resultados y tomar conciencia de que el proyecto era máscomplejo de lo que el proveedor les había señalado, el profesor Oré decidió consultara los profesores Mora y Llanos. Para mejorar el proyecto y avanzar con laimplementación del sistema ERP1 de Seica, ambos le recomendaron realizar unordenamiento de procesos. Por tal motivo, Carlos Oré contrató a una consultoraespecializada en certificaciones de calidad para que capacite en la norma ISO-9001 a todo el personal de la universidad involucrado en el proyecto. La capacitaciónduró tres meses y los 50 participantes de las distintas áreas: admisión,coordinaciones académica y administrativa de pregrado y posgrado, contabilidad, tesorería y finanzas, tecnologías de información y sistemas, ventas, entre otros,se certificaron como auditores de calidad ISO-9001.No obstante, Carlos Oré se dio cuenta de que pese a la capacitación en lanorma ISO-9001, no había mejora y no se tenían los resultados que él esperaba.Además, al cabo de los tres primeros meses de la etapa de implementación,se percató de que el proyecto presentaba cada vez más demoras por razonesque no dependían de la institución. A su vez, los consultores de la empresa Seicaquerían implementar el sistema ERP con los 24 módulos de trabajo (véaseAnexo 2), los cuales se desempeñaban de forma diferente a los sistemas y procesosde la universidad.Si bien el objetivo de Oré era capacitar al personal para que conozca la normaISO-9001, con el objetivo de estandarizar los procesos de la universidad, esaestandarización de procesos no guardaba relación con los módulos del ERP, loque desencadenó en confusiones y problemas entre el equipo del proyecto y losconsultores.Ante estos sucesos, Carlos Oré decidió dar un paso al costado y retirarse delproyecto. Mencionó que no podía continuar como director del proyecto por lascomplejidades que se presentaban y, sobre todo, porque a él lo comprometieronpor un tiempo de seis meses y tenía que hacerse cargo de sus propios proyectosde investigación y consultoría, a los que había dejado de lado.De este modo, Oré se reunió con los profesores Mora y Llanos para que loayudaran a conseguir un nuevo director para el proyecto. Entre todos acordaroninformar sobre esta necesidad a las autoridades de la institución, por lo que convocarona una reunión de suma urgencia.En la reunión, junto con las autoridades de la universidad, inicialmentese consideró la idea de conseguir un nuevo gerente de proyecto, externo a launiversidad y con gran experiencia, para que logre encaminar nuevamente elproyecto Delphos. Sin embargo, se descartó esta idea, porque las autoridadesdeseaban que el proyecto sea liderado por alguien interno a la institución, queconozca su esencia y su mística.A continuación, se les encargó a los profesores Oré, Mora y Llanos, en unplazo máximo de dos días, realizar una búsqueda inmediata y exhaustiva en launiversidad, a fin de encontrar a quien podría ser el director ideal para liderar elproyecto Delphos.

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